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Les temps sont durs !

Avec une concurrence accrue et un marché difficile, les entreprises peuvent rapidement être en difficulté si elles ne s’adaptent pas et ne se démarquent pas. Innover est donc devenu une question de survie…

Selon la définition du Larousse, Innover c’est « Introduire quelque chose de nouveau pour remplacer quelque chose d’ancien ». Cela implique donc en amont une discussion autour de ce qui doit être changé (et pourquoi ?) et par quoi le remplacer (comment ?). Cette discussion est avant tout un acte social, une collaboration entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. On peut donc faire le raccourci suivant : Innover c’est faciliter la collaboration, encourager l’échange et le partage de connaissance.

Afin de faciliter cette innovation, voici quelques pistes pour instaurer une méthode de travail collaboratif au sein de votre entreprise.

Il faut considérer 2 dimensions bien distinctes.

Dans un premier temps, évoquons la vision interne de votre entreprise : il faut instaurer une méthode de travail où les collaborateurs évoluent de manière décloisonnée en favorisant les liens sociaux et les conversations.

Selon une étude menée par Sandy Pentland, nous apprenons que le réseautage social est associé de façon très positive à la productivité des salariés. Ainsi un salarié qui va échanger régulièrement avec ses collègues va être plus rapide à résoudre les problèmes rencontrés, moins stressé et plus impliqué, donc plus productif. On peut donc chercher à favoriser ce lien social en donnant des espaces temporels, physiques et digitaux à disposition des collaborateurs. On accroit ainsi leur sentiment d’appartenance à un collectif et leur implication dans la société. Notre plateforme collaborative preview-App a intégré cette notion au travers de la fonctionnalité « conversations ». En effet, il est possible à tout moment d’interagir avec ses collaborateurs en lançant une conversation sous forme de ticket sur les designs ou pages de site présents dans les projets.

Le point crucial dans le travail collaboratif va être également de partager l’information. Avec les nouvelles technologies l’accès à l’information n’est plus le privilège de la hiérarchie mais bien un levier de croissance pour l’organisation. En effet, en fluidifiant la circulation de l’information, vous donnez plus d’autonomie à vos équipes qui sont désormais à même de prendre plus de décisions, plus rapidement.  Cela contribue également à coordonner au mieux les équipes et à éviter les traditionnelles incompréhensions entre services. Ce partage de l’information doit prendre en compte 3 notions :

• La mobilité: Selon un sondage effectué par le Cabinet Accenture, 77% des cadres dirigeants d’entreprise classent la mobilité parmi le top 5 de leurs  priorités technologiques. En effet, pour être efficace le partage d’information doit se faire partout et tout le temps ! Notre plateforme collaborative Preview-App a intégré cette problématique en hébergeant sa solution sur un serveur externe permettant ainsi de la consulter à tout moment.
• La sécurité: Ce n’est pas parce que vous souhaitez partager vos informations de façon fluide et transparente qu’il faut négliger la protection de vos données et de votre propriété intellectuelle. Notre plateforme collaborative prend en compte cette notion de confidentialité en sécurisant les accès par des mots de passe par exemple.
• La gestion du flux: l’afflux d’information est une bonne chose mais il faut mettre en place des moyens afin de la recevoir, la traiter, la gérer et la rediffuser aux différents acteurs. Sans ces mesures, ce qui devait être une force va vite se transformer en perte de temps et en infobésité (voir notamment notre article sur la gestion des mails). Une fois de plus, notre plateforme collaborative a mis en place des solutions permettant la bonne gestion de ce flux. Lors du paramétrage de votre compte, vous avez la possibilité de gérer les notifications que vous souhaitez recevoir ou non. Ainsi vous pilotez selon les projets ce que vous recevez ou vous pouvez décider de ne rien recevoir et de voir les actualités seulement au moment de votre connexion à la plateforme.

Dans un deuxième temps, nous pouvons concevoir le travail collaboratif selon une vision externe : cela va permettre de travailler avec des parties prenantes externes, comme des partenaires ou des clients.

En effet, l’organisation de votre entreprise doit changer au niveau fonctionnel mais également au niveau stratégique. Il faut remettre le client au centre même de sa stratégie en lui donnant la parole, en l’écoutant et en prenant en compte ses attentes. Ce n’est que de cette manière que vous pourrez vous démarquer en proposant de nouveaux services pertinents et en garantissant un taux de satisfaction optimal. Avec son expérience d’agence Web, Fidesio qui a développé la plateforme collaborative Preview-app a cherché à intégrer le client au centre de son processus. Ainsi, tous les travaux réalisés dans le cadre de projets sont partagés en direct avec les clients afin qu’ils puissent donner leurs avis et partager leurs besoins. On entre ainsi dans un processus d’amélioration continue qui garantit la conformité du produit final et qui permet de capitaliser sur les expériences précédentes pour gagner du temps sur les projets futurs.

Enfin, à une époque où les équipes sont en plus en plus dispersés et mobiles et où il est courant de faire appel à des expertises externes, la mise en place d’un système collaboratif doit permettre d’intégrer facilement les équipes à distances et/ou les partenaires externes.

Aujourd’hui, 28% des travailleurs du savoir utilisent des outils de collaboration au moins une fois par mois et ils sont seulement 22% des utilisateurs à les trouver essentiels. Cela montre que l’enjeu est focalisé non pas uniquement sur les outils employés mais sur les habitudes des collaborateurs. Il faut faire de la collaboration un changement global de votre organisation en l’intégrant dans la culture d’entreprise, les process et workflows.

En revanche, même si la question de la collaboration ne se situe pas seulement au niveau de la technologie mais également dans son contexte d’utilisation, il apparait selon une étude MIT que les entreprises digitales seront 17% plus profitables que leurs concurrents.

N’attendez donc plus pour revoir votre organisation et passez à notre plateforme collaborative Preview-App.