A une époque Microsoft Office était une révolution en matière de communication, de partage d’informations et donc de gestion de projets…
Alors, révolutionnaire dans le sens ou aucune autre solution n’était proposée.
S’envoyer des tableaux Excel ou des document Word que chacun devait ouvrir, compléter et renvoyer avec des titres type « copy » en 250 versions et bien, c’était pesant mais on s’en contentait.
Aujourd’hui tout cela est fini si vous utilisez le bon logiciel !
La gestion de projet deviendra alors ludique, simple, claire et surtout COLLABORATIVE.
Zoom sur la gestion de projet 2.0 et sur l’outil PREVIEW !
LA GESTION DE PROJET RÉVOLUTIONNÉE
Aujourd’hui exit les fichiers personnels, traité un par un, avec un chef de projet qui essai de centraliser les données, vérifier l’état d’avancement d’un projet en faisant lui même un autre fichier plus général sur lequel il retranscrit les étapes souvent 2 ou 3 jours après qu’elles aient été validées…
Fini l’exclusion de l’équipe qui n’est pas au courant de l’avancement général du projet et donc se sent moins impliquée.
Fini également les fichiers qui s’entassent dans des dossiers dispersés sur plusieurs ordinateurs et qui terminent oubliés ou perdus.
Preview permet une centralisation des données en temps réel. Chaque personne engagée sur le projet voit où en sont les autres contributeurs et peut interagir immédiatement en cas de besoin.
Le chef de projet mais aussi toutes les personnes engagées sur le projet peuvent ainsi mettre à jour leur avancement personnel ou signaler des problèmes bloquants.
Chacun peut également suivre, interagir, participer aux discussions ou commentaires des autres et ainsi être plus concerné et engagé dans la totalité du projet.
UNE GESTION DE PROJET PLUS MESURÉE DANS LE TEMPS
Avant il était difficile pour un chef de projet de pouvoir évaluer le temps de travail de chacun et donc le temps nécessaire à la réalisation du projet.
A moins de faire un tableau Excel (ho encore un !) regroupant l’ensemble des informations fournies par chaque collaborateurs et de le mettre lui même à jour régulièrement.
Une bonne partie de son temps de travail consistait à évaluer combien les autres allaient en mettre..
Preview permet au travers d’un tableau de bord, non seulement d’évaluer pour chaque collaborateur le temps qu’il estime devoir passer sur une tâche mais aussi d’estimer le temps général nécessaire à la réalisation du projet global.
Ainsi le chef de projet peut évaluer facilement le temps que prendra le projet et il pourra aussi à la fin faire une synthèse du temps passé au total par toutes ces équipes.
Cet aspect est important pour présenter à un client le temps total de travail en fin de projet ou pour le renseigner avec exactitude au fur et à mesure.
UNE GESTION DE PROJET PARTCIPATIVE ET MOINS ENERGIVORE
Un collaborateur à l’autre bout du monde ? Un client qui veut suivre le projet ? Des collaborateurs en déplacement professionnel ?
Les rapports et échanges aux travers de tableaux Excel, de copies d’écran inutiles ou par mail sont autant de tâches fastidieuses et figées qui ne sont plus en accord avec la rapidité qu’exige la communication d’aujourd’hui.
Avant quand on avait une idée, un avis à donner, une image ou une maquette à partager on envoyait autant de mails qu’il y avait de collaborateurs et on attendait autant de réponses qu’il y avait d’avis…
Pas évident de répertorier et de faire le tri avec toutes ces données que l’on devait stocker (ou pas) et retrouver en cas de besoin. Bref une vraie perte de temps de devoir communiquer avec 20 ou 30 personnes individuellement.
Mais ça c’était avant…
Avec Preview vous pouvez donner accès au projet à qui vous voulez où qu’il se trouve.
Plus besoin de résumé ou de synthèse…. La synthèse c’est le tableau de bord !
Chacun se connecte d’où il veut, à l’heure qu’il veut.
Il peut ainsi donner une idée, poser une question, interagir avec les équipes, les interpeller sur un sujet ou un problème en temps réel.
Chacun est mis au cœur du projet avec une notion d’immédiateté qui fait gagner un temps précieux aux collaborateurs et donc au projet.
Preview permet également d’importer ou d’exporter des données diverses. Photos, PDF, maquette, tout est regroupé, disponible et accessible à l’ensemble des collaborateurs du projet.
Tout est centralisé donc facile à retrouver et le risque de pertes ou de vols de données est exclu.
L’OUTIL ESSENTIEL POUR LA GESTION COLLABORATIVE DE VOS PROJETS
Preview est un logiciel de gestion de projet facile d’utilisation, intelligent et intuitif conçu pour faciliter la collaboration entre vos clients et vous sur des projets Web et Print.
Il va vous va vous permettre de :
Révolutionner la gestion de vos projets
- Mesurer en amont la charge de travail et suivre son évolution en temps réel
- Suivre l’ensemble de vos projets sur une seule plateforme
- Collaborer rapidement avec toutes vos équipes en ligne
- Accéder facilement à une information
- Organiser vos journées, semaines, mois de travail facilement
- Centraliser tous vos échanges de documents
- Tenir un agenda de réunion, d’absence ou de RDV consultable par tous
- Réagir immédiatement sur n’importe quel élément du projet dans son contexte
Anticiper le temps de travail de vos équipes
- Définir le temps estimé tâche par tâche
- Suivre le temps d’évolution et gérez les éventuel retards
- Anticiper le temps passé sur une tâche et sur l’ensemble du projet
- Rendre compte facilement à vos clients du temps restant pour boucler le projet et établir un rapport du temps final passé
Gagner du temps et impliquer vos collaborateurs
- Centraliser toute la gestion de vos projets sur une seule plateforme
- Centraliser tous les fichiers et documents relatifs à vos projets
- Arrêter l’échange d’émail répétitifs
- Arrêter l’utilisation d’outils bureautiques qui nécessitent de nombreux échanges
- Avoir une visibilité claire des urgences et des priorités
- Échanger et partager sur une plateforme dédiée et unique
- Visualiser les calendriers individuels et collectifs
- Avoir un historique de toutes les discussions et échanges entre collaborateurs
- Avoir une visibilité commune des échanges entre collaborateurs afin que l’équipe reste connectée même sur des sujets qui ne les concernent pas forcément
- Partager des idées, des recommandations ou récolter des avis
- Mettre en place des to do list pour une gestion plus organisée et plus priorisée
- Profiter d’un profil dédié et éditable pour chaque collaborateur permettant ainsi une présentation personnelle des membres d’une même équipe favorisant ainsi le lien humain
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