DERNIERS

Aujourd’hui, nous le savons tous, stocker ses contenus sur son PC est très risqué et très contraignant.
Un virus, un ordinateur en fin de vie ou un ordinateur portable égaré et toutes vos données sont perdues. Et quoi de plus frustrant que d’être en déplacement ou chez un client et de ne pas pouvoir accéder à ses fichiers.

Dans cette ère digitale largement démocratisée, il faut être honnête, stocker ses fichiers sur un PC ça ne se fait plus.
Forts de ce constat les solutions de Digital Asset Management apparaissent comme une évidence. Toujours avec vous, toujours disponibles, elles vous permettent aussi d’avoir une meilleure organisation et une meilleure gestion de tous ces fichiers parfois bien trop nombreux il faut l’avouer.

Qu’est-ce qu’un Digital Asset Management ?

Le Digital Asset Management (DAM) est un dispositif technique qui va vous permettre de gérer, d’organiser ou de distribuer depuis une source centralisée et sécurisée les ressources numériques de votre entreprise.
Destiné essentiellement aux structures qui partagent beaucoup de ressources numériques telles que les agences de communication, de publicité ou aux pôles marketings il permet simplement de conserver, référencer, classer, traiter, rechercher et diffuser un fichier numérique type photo, vidéo, fichier audio ou fichier texte.

Aujourd’hui MarketsandMarkets estime que le marché du Digital Asset Management mondial évoluera de 1,4$ Milliards en 2015 à 5,5$ Milliards en 2020.

Capable de stocker des milliers de fichiers numériques il supporte une multitude de formats différents.

Sur le plan sécurité l’accès à votre plateforme DAM se fait par mot de passe.
Vous configurez ainsi votre propre accès. La fonctionnalité « Gestion des droits » quant à elle vous permet de limiter l’accès aux contenus de chaque utilisateur en fonction de son statut. Vous pourrez ainsi définir ce qui est visible par un membre de votre équipe et restreindre l’accès à certains fichiers à un membre extérieur comme un client par exemple.

Plusieurs outils vous permettront également de contrôler les actions réalisées sur le DAM ainsi que les personnes concernées. L’historique vous permettra de savoir qui a accédé à la plateforme, à quel moment et quels fichiers ont été consultés ou quelles actions ont été effectuées.

Vous pourrez retrouver un fichier rapidement à l’aide des métadonnées. En tapant son nom, sa catégorie, son format ou même sa date de dépôt, il vous suffira de quelques secondes pour trouver ce que vous cherchez.

Très simples d’utilisation et entièrement personnalisables les solutions DAM s’adaptent à tous même aux personnes n’ayant aucune connaissance technique en informatique.
Quelques clics suffiront pour partager votre fichier sur votre site internet, sur vos réseaux sociaux ou l’envoyer par voie électronique.

3 bonnes raisons d’utiliser un DAM.

Les solutions DAM ont connu une véritable évolution. Avant considérées comme de simples bases de stockage elles sont devenues de véritables plateformes collaboratives.
Que vous soyez une entreprise B2B ou B2C, que vous occupiez vos fonctions dans un département marketing, créatif, brand management, vente, ou informatique, la réelle valeur ajoutée d’une solution DAM réside dans la façon dont vous allez pouvoir exploiter la valeur de vos médias.

1. Les stratégies inbound marketing très ciblées et personnalisées nécessitent énormément de ressources. L’application DAM vous permet de stocker tous vos fichiers au même endroit et de les retrouver facilement afin de gérer vos campagnes plus facilement.

2. Les canaux de communication se multiplient et se diversifient, il faut donc être bien organisé et bien coordonnés pour s’y retrouver dans tous les projets menés. En étant accessibles à tout le monde avec des références bien précises on a une meilleure visibilité sur ce que font les autres et on peut ainsi assurer la cohérence et la pertinence des divers projets menés.

3. Le volume de ressources utilisées dans les entreprises est de plus en plus important. Comme nous l’avons vu précédemment, toutes les entreprises communiquent ou vendent sur le Web. Et comme aujourd’hui la communication est très visuelle (photos, vidéos) ce sont plus de 1500 supports qui sont produits tous les ans et qu’il faut stocker.
Voilà un des éléments le plus en faveur du DAM.

Les avantages concrets d’une application DAM.

Nous l’avons compris, les applications DAM nous aident à mieux gérer nos ressources tant au niveau du stockage que de l’organisation et du partage. Elles facilitent également leur rationalisation à grande échelle.
Jusque-là on s’en sortait avec d’autres astuces, mais avec l’accroissement des ressources gérées par des équipes de plus en plus décentralisées, les avantages d’avoir une application DAM sont multiples, en voici quelques-unes :

Augmenter votre productivité en réutilisant vos ressources, en retrouvant de l’autonomie, en retrouvant un fichier rapidement, en manipulant un contenu de façon simple directement sur la plateforme (changer la taille d’une image ou son orientation), en utilisant une interface intuitive ergonomique et personnalisée et en favorisant une collaboration internationale avec une interface multi langues.

Augmenter vos revenus et réduire vos dépenses en vous concentrant sur des tâches à forte valeur-ajoutée, en économisant des frais de reconception en réutilisant des supports déjà créés et en ayant une meilleure analyse de votre ROI (retour sur investissement) grâce à des outils de reporting et de statistiques.

Gérer vos contenus complexes en stockant une quantité importante de contenus numériques tels que des photos, des vidéos ou des fichiers audio, y compris les plus volumineux. En utilisant les outils de recherche configurables qui vous permettent de classer et d’indexer vos contenus par mots-clés annotations ou légendes. En partageant vos contenus en quelques clics sur une page web ou sur les réseaux sociaux.

Sécuriser et personnaliser votre plateforme de gestion de contenus en gérant les droits afin de contrôler l’accès et le partage des fichiers en consultant l’historique et en traçant l’utilisation d’un fichier (dates de manipulation, utilisateurs, actions réalisées), configurer votre application selon vos besoins.

Le Digital Asset Management en mode projet.

Le Digital Asset Management facilite la réalisation d’un projet en mettant à la disposition des collaborateurs et des chefs de projets des outils leur permettant de suivre toutes les étapes d’un projet en cours où qu’ils soient.

Automatisation des circuits de validation des documents.

De plus en plus d’entreprises travaillent avec des collaborateurs externes souvent loin géographiquement comme des freelances. Difficile dans ces conditions de gérer les étapes nécessaires au bon déroulement d’un projet.

Avec les solutions DAM vous avez la possibilité de partager vos fichiers en ligne et également d’accéder aux fichiers déposés par les autres collaborateurs.

Le module « Workflow » permet de créer rapidement un processus de validation automatisé. Vous pouvez adapter les droits de validation aux étapes du projet ou aux utilisateurs. Vous gérez ainsi quels utilisateurs ont les droits pour modifier des contenus à valider ou quels utilisateurs n’auront que le droit de l’approuver.

Les solutions DAM 100% collaboratives.

Tous vos fichiers centralisés sur une plateforme collaborative sécurisée, consultables, modifiables et partageables par qui vous voulez depuis le monde entier. Voilà le rêve de tout chef de projet !
Les applications DAM facilitent la collaboration entre les équipes et les membres en réunissant toutes les fonctions nécessaires au bon déroulement d’un travail d’équipe.

Sécurisation des données du projet par la gestion des droits.

Comme dans la vraie vie, tous les membres qui participent à un projet n’ont pas le même rôle ou les mêmes droits sur certain fichier et document.
Il est bien de pouvoir appliquer cette règle au monde digital.
Aussi, l’accès aux documents ne va pas être le même pour un chef de projet ou pour un client.

Vous pourrez donc configurer le partage et l’accès aux contenus grâce à une fonctionnalité en fonction des rôles et des droits de chacun.
Vous pourrez également visualiser l’historique et connaître toutes les actions des utilisateurs (date et heure de connexion, documents consultés, actions réalisées, etc.) un point non négligeable dans la gestion de projet pour faire un point ou en cas de problème.

Le respect de la politique de confidentialité de votre entreprise.

Afin de respecter les règles de confidentialité et de sécurité de votre entreprise auxquelles sont soumis tous les membres du projet, les applications DAM permettent de diffuser les contenus de différentes façons comme par exemple l’envoie d’une demande d’autorisation pour télécharger un contenu.
Ainsi tous les membres devront respecter les mêmes règles que vous aurez imposées en accord avec celles de votre entreprise.

Résumé des fonctionnalités des logiciels DAM.

• Support d’un grand nombre de formats de fichier
• Extraction automatique des métadonnées
• Import par ‘cliquer & glisser’
• Fonction d’approbation avant d’import sur le DAM
• Taggage et catégorisation pendant l’import
• Taxonomie personnalisable
• Possibilité d’édition en masse
• Manipulation directe d’images et vidéos (rognage, redimensionnement, etc…)
• Liaison de ressources entre elles
• Gestion des versions
• Nettoyage des dupliqués
• Archivage des médias
• Géolocalisation des ressources
• Filtres de recherche avancés
• Barre de recherche
• Prévisualisation des vidéos, images, PDF, fichiers bureautiques
• Recherche de mots dans des fichiers
• Recherche par couleur dominante
• Contrôle de sécurité et d’accès des ressources partagées
• Collections de médias à partager
• Intégration externe des médias
• Intégration de filigranes
• Partage de fichiers volumineux
• Création de profils utilisateurs
• Gestion des permissions par profil ou utilisateur
• Contrôle d’accès des utilisateurs aux ressources
• Statistiques d’utilisation des ressources par utilisateur ou fichier