Les chiffres sont sans appel. Selon une étude réalisée par OnePoll pour la société Mindjet sur l’infobésité, près de 68% des sondés reçoivent plus de 100 mails par jour. Outre le temps perdu à les traiter (environ 25 minutes par jour, soit 100h par an) il en résulte une énorme déperdition d’information : un quart des mails ne sont pas lus et quand ils sont lus, seulement 26,4% des sondés vont jusqu’au bout. Quant aux pièces jointes présentes dans un quart des mails, seuls 28.5% des destinataires les lisent en entier.
Vous êtes peut être concernés par ces chiffres, vous qui devez piloter un projet et manager une équipe.
En effet, de manière très répandue, les différents interlocuteurs d’un projet ont tendance à s’envoyer tous types de document par email :
Maquettes design16
- Cahier des charges ou spécifications
- Liste de choses à faire consignée dans un tableau excel
- Relevé de bug lui aussi effectué via un fichier Excel….
Cela commence généralement par un document initial rédigé par l’initiateur et cela se termine la plupart du temps par un véritable fouillis :
- Multiple versionning: vous risquez de vous retrouver avec autant de versions que d’interlocuteurs au projet. Chacun y sera allé de sa correction, de son ajout et bien sûr en enregistrant le tout sous une nomenclature différente.
- Perte de temps: afin d’établir la dernière version à jour, il vous faudra passer du temps à recouper tous les documents, à vérifier que vous n’oubliez pas une information importante.
- Perte d’informations: même avec toute la meilleure volonté du monde, serez-vous certain d’avoir bien collecté tous les documents ? N’en avez-vous pas oublié un dans un sous-dossier de votre inbox ? Et si jamais un nouvel interlocuteur doit intervenir, comment être certain de lui transmettre tous les documents nécessaires ?
Pour vous éviter tous ces inconvénients, il faut donc trouver une solution pour arriver à communiquer autour de ces documents sans passer par le système de messagerie. Il vous faut une solution qui permette de centraliser l’ensemble des informations, qui prenne en compte les modifications en temps réel, un système où chaque interlocuteur peut intervenir à tout moment.
Preview vous propose cette solution au travers de sa plateforme collaborative.
En effet, les avantages d’utiliser ce type de plateforme collaborative sont nombreux :
- Système de versionning : ce n’est plus à vous de collecter les différentes versions pour être sûr d’obtenir la dernière à jour. La plateforme consigne automatiquement, de manière informatique, les différents états d’un fichier.
- Simplification de l’accès à l’information: au travers de l’organisation de vos projets sous forme de dossiers, vous vous simplifiez et vous accélérez la recherche d’informations : lorsque vous cherchez un élément qui concerne un projet donné, vous savez automatiquement où le trouver.
- Allègement de votre messagerie: vous évitez le déluge d’emails et de réponses, vous pouvez décider ou non de recevoir des notifications lorsqu’il y a eu un changement constaté sur la plateforme.
- Collaboration moins intrusive: vous consultez l’espace projet à tout moment, quand vous êtes disposé à le faire et non plus parce que vous vous faites spammer d’emails !
- Mémorisation des projets: les nouveaux venus peuvent consulter l’historique sans avoir besoin de solliciter tous les membres pour savoir où sont les fichiers et pour se faire forwarder les anciens emails
- Vue d’ensemble du projet: de manière très rapide, en un clic, vous pouvez visualiser l’état de vos différents projets sans avoir à chercher dans votre boîte mail le compte rendu de la dernière réunion ou le dernier relevé de bug !
Alors, qu’attendez-vous pour vous simplifier la vie ?
Passez moins de temps à traiter vos mails et plus de temps à collaborer efficacement avec votre équipe !