En gestion de projet, un chef de projet est souvent comparé à un chef d’orchestre. Il doit à lui seul s’assurer que tous les instruments sont bien accordés, indiquer quand les musiciens peuvent commencer à jouer, qui doit jouer plus fort, donner le tempo, coordonner les musiciens tout au long du concert pour qu’il n’y ai pas de couac et donner le signal de fin. Tout le monde le regarde attentivement et suit ses directives.
Mais pour que la mélodie soit bonne il doit réunir plusieurs critères et qualités. Certains seront innés d’autres auront besoin d’être appris ou développés. Quoi qu’il arrive si tous ces critères ne sont pas réunis le moindre faux pas sur une mesure peut lui couter toute sa symphonie.
Pour la gestion de projet Web c’est pareil. Sauf que contrairement aux instruments de musique et aux œuvres de nos grands musiciens, le domaine du Web est en constante évolution. Toujours plus exigeant il demande une adaptabilité sans fin. Un chef de projet digital devra donc s’informer sur les nouvelles tendances, s’adapter aux nouveaux outils, être performant, développer ses connaissances dans les nouvelles technologies et ce aujourd’hui mais aussi tout au long de sa carrière.
En bref, en tant que gestionnaire de projet, vous avez un rôle majeur dans la bonne réalisation d’un projet et vous êtes responsable d’une série de tâches importantes mais pas toujours très simples…
Et si vous voulez vous lancer dans ce métier, ou si vous êtes déjà dans le circuit, voici les 10 critères indispensables à maitriser pour réussir sans fausse note vos gestions de projet.
10 critères indispensables pour une bonne gestion de projet
1. Comprenez bien les besoins de votre client.
C’est sûr que si vous ne comprenez pas vous-même ce que veut votre client, vous aurez beaucoup de mal à le transmettre à vos équipes.
Voilà donc le premier point important pour une bonne gestion de projet. Dès le début vous devez créer une relation de confiance avec votre client, ainsi il sera plus à même de vous expliquer sans détour ce qu’il veut et ce qu’il ne veut pas.
Construisez une relation sympathique mais porteuse de professionnalisme qui vous permettra de conserver une confiance réciproque, malgré les événements qui peuvent survenir.
Ecoutez, questionnez, creusez, allez chercher son réel besoin derrière sa demande initiale. N’oubliez pas les aspects organisationnels afin de mettre en place la façon de travailler la plus adapter pour vous deux.
Au fur et à mesure du projet tenez-le informé avec transparence et sans alerte excessive.
2. Cadrer votre mission.
Une fois que vous avez bien compris la demande de votre client, cerné ses besoins et ses attentes vous allez devoir poser votre mission de façon méthodique.
Pour cela vous devez être à même d’évaluer ce qui est dans le projet ou ce qui est en dehors du périmètre, les contraintes fortes ou celles avec de la marge, les objectifs, les livrables et leurs critères de réussite… Passez suffisamment de temps avec votre client pour vous assurer que les tenants et les aboutissants sont assez explicites.
3. Ne négligez pas votre relationnel.
Plus un employé est heureux dans son entreprise plus il est productif. Le bien-être au travail est maintenant ancré dans notre société et est devenu une priorité pour certaines entreprises qui bâtissent leur succès sur ce critère.
Vous devrez donc veillez, en tant que chef d’équipe, à développer et à maintenir une cohésion d’équipe afin que l’ambiance de travail soit épanouissante et motivante. Vous obtiendrez ainsi le meilleur de vos équipes dans un environnement agréable pour tout le monde (y compris vous).
Utilisez vos émotions et votre intuition, développez vos compétences relationnelles afin de mettre en place d’excellentes relations entre les membres de l’équipe, de favoriser leur collaboration, de résoudre efficacement d’éventuels conflits ou de rassembler une équipe dispersée.
Ne minimisez pas ce facteur, votre relation avec vos équipes peut jouer un rôle très import dans le succès de votre projet.
4. Sachez toujours vous adapter.
L’adaptabilité n’est pas une nouveauté, elle a toujours fait partie des compétences fondamentales que doit posséder un chef de projet mais pour la gestion de projet Web, que ce soit au niveau des techniques Agile ou au niveau des nouvelles technologies du Web, vous évoluez dans un monde en perpétuelle évolution
Vous devez donc être alerte, polyvalent et flexible afin de pouvoir vous adapter rapidement à un environnement complexe et changeant.
Vous devez également toujours être prêt à gérer les imprévus qui peuvent survenir et à ajuster votre méthode de travail pour satisfaire au mieux les attentes et les exigences parfois changeantes des clients.
N’hésitez pas à continuer votre apprentissage tout au long de votre carrière, que ce soit au travers de livres, de formations en ligne ou d’ateliers et surtout, restez attentif afin d’anticiper les changements potentiels.
5. Apprenez à travailler avec des équipes dispersées ou temporaires.
L’augmentation du télétravail ou l’appel à des freelances est devenu très répandue en France. Si on ajoute à cela une grosse entreprise internationale dont les membres travaillent dans des bureaux implantés partout dans le monde, vous allez devoir gérer des équipes dispersées ou une équipe transversale que vous constituez pour une durée déterminée.
Vous devrez donc être flexible afin d’assurer la productivité de votre équipe et nouer rapidement des relations avec des personnes inconnues et aux profils variés.
Afin de gérer un projet efficacement avec eux dans des contextes changeants aidez-vous d’outils adaptés comme notre outil de gestion de projet Preview.
Outil complet et polyvalent, il est idéal pour rester connecté avec tous les membres de votre équipe, suivre l’avancement de leur travail, favoriser la collaboration et faciliter la communication, même à distance.
Cet outil, combiné à votre compétence relationnelle favorisera un échange ouvert, pour avancer dans votre projet tout en laissant de la place à vos interlocuteurs.
6. N’hésitez pas a vous affirmer.
S’affirmer est peut-être la partie la plus difficile du métier de chef de projet. Face à des clients, à des équipes qui maitrisent des compétences que vous ne connaissez pas voire même auprès de personne hiérarchiquement plus élevées que vous, voilà un vrai numéro d’équilibriste qu’il va falloir maitriser.
Les gens, et plus généralement dans le milieu professionnel, aiment les gens sûrs d’eux. Cela prouve qu’ils maitrisent leur sujet, qu’ils sont à l’aise et que donc on peut leur faire confiance.
S’affirmer face à son client c’est lui dire ce qui est faisable et ce qui ne l’est pas afin que vous puissiez réfléchir ensemble à des scénarios alternatifs, mettre en avant vos suggestions, conseiller ou alerter.
S’affirmer face à ses équipes permet de faire passer un message clair sur ce que vous attendez d’eux. Même si vous ne maitrisez pas leur domaine et que vous n’avez pas leurs compétences, en vous affirmant ils seront plus à même de vous expliquer clairement et sans détour ce qui est faisable, ou pas, et dans quel délai. Ils vous sentiront apte à d’écouter et à entendre ce qu’ils pensent clairement.
Pour ce qui est des personnes hiérarchiquement plus élevés que vous, si ils vous sentent sûr de vous, à l’aise avec vos décisions et confiants ils vous suivront. Ils vous ont délégué ce travail, ils vous l’ont confié, que vous vous affirmiez est tout ce qu’ils attendent de vous.
7. Ne négligez pas vos réunions.
Et oui, un chef de projet n’y coupe pas… Pas de bon suivi de projet sans réunion !
Vous devez savoir préparer et animer des réunions variées et avec n’importe quel public, que ce soit avec votre équipe, avec votre client, pour une réunion hebdomadaire ou de crise.
Visez un objectif clair et précis, proposez un ordre du jour, n’oubliez pas de préparer des supports pour aider vos interlocuteurs à suivre votre déroulement, n’hésitez pas à faire participer les membres, recentrez les débats si il le faut et ne perdez pas du vue l’objectif de votre réunion tout en respectant la durée que vous aviez prévue.
Des réunions réussies et donc bien menées vous permettront d’asseoir votre professionnalisme et vous aideront à vous affirmer le moment venu comme nous venons de le voir plus haut.
8. Anticipez les risques pour les gérer.
Anticipation… Voilà un point assez difficile à maitriser car, par définition, il est difficile d’anticiper quelque chose qu’on ne connait pas.
Beaucoup d’événements peuvent arriver et perturber l’avancement de votre projet, un membre de l’équipe malade, un problème technique ou encore un point bloquant plus dur à passer que prévu, les projets sont (malheureusement) faits d’imprévus. C’est la loi de la gestion de projet. Mais sinon ce serait trop facile, avouez le…
Sachez identifier et mesurer les risques afin d’anticiper pour agir de façon proactive.
Le temps est votre ami dans ce cas-là, donc si vous savez identifier les risques en amont vous saurez prévoir une marge de manouvre « au cas où ».
Vous pourrez ainsi avoir du temps pour envisager d’autres scénarios avec votre client ou mettre en place des actions de secours.
Avoir un coup d’avance est le meilleur moyen de gérer votre projet sans stress pour vous comme pour votre client, le meilleur moyen de prouver votre self contrôle et votre sérieux.
9. Faites des suivis structurés et organisés.
Faire un suivi est la meilleure et la seule façon de faire savoir à tous les intervenants du projet où vous en êtes collectivement.
Un suivi avec votre client vous permettra de lui présenter les avancements et de réaliser des ajustements si nécessaire.
Faites des suivis factuels et pragmatiques à vos équipes. Pas besoin de tout détailler. Ils ont surtout besoin de savoir que vous maitrisez l’ensemble, où en est le projet, où ils se situent dans l’avancement ou le retard etc…
Ne pas faire de points réguliers c’est risquer de s’apercevoir trop tard que vous allez avoir du retard ou que la qualité ne sera pas au rendez-vous.
De plus un client est un être humain avec ses émotions et ses doutes, il va donc au cours du projet, changer d’avis, revenir sur un point abandonné au départ, écouter des avis différents, si vous ne faites pas un suivis régulier avec lui vous risquez de passer à côté et de vous retrouver à la fin avec un client mécontent depuis plusieurs mois mais qui n’a rien dit.
Prenez le suivi comme un moyen d’arriver à un résultat optimum. Un suivi organisé et attentif vous permettra de mener votre projet à bien en effectuant les changements nécessaires à la satisfaction de votre client.
10. Apprenez de vos expériences.
A la fin de vos projets n’hésitez pas à faire le point sur votre expérience, cela vous permettra d’identifier les problèmes qui vous ont ralenti et de pouvoir les anticiper lors de futurs projets.
Capitaliser sur votre expérience vous évitera de refaire les mêmes erreurs ou de tomber dans les mêmes pièges ou à l’inverse de réitérer ce qui a bien fonctionné.
Vous pourrez ainsi vous améliorer, anticiper et maitriser de plus en plus votre métier.
L’expérience est la meilleure école, dans tous les domaines. Revenir sur votre projet, le décortiquer, l’analyser, vous permettra d’apprendre sur votre méthodologie mais aussi sur vous-même. De la mise en place du projet à la gestion de vos équipes, de votre compréhension des besoins du client jusqu’au suivi, l’étude de chaque étape vous apprendra bien plus que n’importe quel formation.
C’est une réelle chance donc profitez-en.
4 qualités incoutournables pour une bonne gestion de projet
Au-delà des critères que doit remplir un bon chef de projet il doit aussi avoir certaines qualités indissociables de son métier.
Comme il s’agit d’une mission qui inclut une grande partie de cohésion de groupe, de gestion des divers intervenants et d’union, l’humain importe autant que la méthode. Votre façon d’être, vos comportements, vos aptitudes personnelles vont aussi jouer dans le succès du projet.
4 qualités sont incontournables pour être un bon chef de projet. Mais ne vous inquiétez pas, si elles ne sont pas innées elles peuvent s’acquérir avec de l’entrainement.
1. Avoir de l’autogestion car c’est vous le chef !
Le chef de projet défini des objectifs et des délais concrets et va veiller à ce que tout cela soit respecté en répartissant les tâches et en contrôlant leur bonne exécution.
Si il n’est déjà pas capable de s’autogérer il aura beaucoup de mal à gérer les autres.
Il est donc important pour la bonne marche du projet d’être extrêmement bien organisé afin de suivre minutieusement votre propre planning ainsi que celui des autres.
2. Savoir communiquer car c’est vous qu’on écoute.
Personne n’est mieux placé que vous pour communiquer.
En tant que chef de projet vous êtes le représentant du projet que ce soit en interne ou en externe.
A ce titre vous allez devoir présenter et porter le projet, vos idées, vos arguments, votre façon de voir, vos décisions à l’ensemble des participants et parfois même convaincre un auditoire qui n’est pas forcément acquis.
Sans communication, la nature ayant tendance à combler le vide, une communication parallèle et parasite va se mettre en place et vous risquez d’avoir une prolifération de fausses informations sur le projet. Cette désinformation va induire naturellement une perte d’efficacité de votre équipe ou pire une succession d’erreurs que vous découvrirez trop tard. Vous devrez alors faire preuve de beaucoup d’énergie pour rétablir le lien avec votre équipe et désamorcer les fausses informations.
Si cela est nécessaire, n’hésitez pas à communiquer le plus possible, dès que vous le pouvez, que ce soit par mail ou en salle de pause autour d’un café.
Mais attention savoir communiquer c’est aussi savoir écouter. Si vous ne faites que des monologues vos interlocuteurs se lasseront vite de vous entendre et n’auront pas l’impression d’un réel échange qui fait avancer le projet, et ils ne réitèreront pas l’expérience de se retrouver à échanger avec vous.
N’oubliez pas que le but final d’une bonne communication est là… échangez pour se comprendre et amener les équipes à faire ce qu’on attend d’elles.
3. Etre un bon chef d’équipe car c’est vous que l’on suit.
Comme nous le disions au début vous êtes un peu comme un chef d’orchestre. Votre équipe attend de vous que vous soyez capable de les guider individuellement pour que la cohésion soit bonne.
Vous devez faire avec les caractères de chacun et trouver les bons arguments pour vous faire entendre en fonction de la personne à qui vous vous adressez.
Un projet a besoin d’une personne qui porte la responsabilité et mandate tout en indiquant la direction à suivre.
3. Etre un expert car vous devez maitriser votre sujet.
La vraie compétence professionnelle d’un chef de projet et de piloter, mais de piloter une équipe pluridisciplinaire qui maîtrise elle-même des compétences particulières et techniques.
Votre rôle consiste à tenir les rênes et à rassembler l’expertise des experts.
La réalisation des étapes et tout le projet en lui-même va donc être exécuté par des personnes compétentes dans leur domaine, mais si vous ne parlez pas leur langage ou ne connaissez par leurs outils, vous allez avoir du mal à vous comprendre.
4. Etre flexible car vous devez vous adapter à tout et à tout le monde.
La flexibilité et la résistance au stress sont vos meilleurs armes face aux retards ou aux échecs qui apparaitront dans la réalisation de votre projet.
Vous le savez déjà, tout ne va pas se dérouler comme prévu, les conditions de travail évoluent et changent régulièrement, vous devez donc en tenir compte afin d’être capable de réagir rapidement et pour ce faire, seule votre flexibilité pourra vous aider.
Si l’on regarde plus loin on peut dire que la gestion de projet a toujours existé sous différentes formes. C’est en quelque sorte une fonction innée et ancestrale.
Partout où il y avait un ensemble de personnes réunis autour d’un même but il y avait un chef d’équipe pour piloter l’ensemble.
Mais attention l’un ne va pas sans l’autre, c’est une question de complémentarité et d’addition. Soyez un bon chef d’orchestre, dosez, tempérez, écoutez, ralentissez, accélérez, observez, anticipez, et surtout n’oubliez jamais que ce sont les musiciens qui font la mélodie.
