Octobre signe l’arrivée de la très célèbre fête d’Halloween…
Quel rapport avec la gestion de projet ? Et bien le chef de projets aussi fait des cauchemars et le pire d’entre eux c’est L’ABANDON DE PROJET !
Le taux d’échec des projets est assez élevé et, vous vous en doutez, plus il est compliqué et conséquent, plus le risque d’échec est fort.
En effet, un gros projet a 10 fois plus de risques d’être abandonné avant son terme.
Pour vous donner une idée concrète :
- 39% des projets voient le jour sans problème (respect des délais et du budget, caractéristiques et fonctionnalités respectées)
- 43% sont livrés après avoir rencontré des problèmes (retard et budget dépassés, caractéristiques et fonctionnalités non respectées),
- 18% sont abandonnés (annulation du projet en cours ou jamais utilisé).
A quel moment faut-il se résigner ? Comment savoir quand lâcher prise ou insister ? Quelles sont les solutions pour que ça n’arrive pas ?
Souvent on le sent venir, il se tapit dans l’ombre, il monte sans bruit, on perçoit ses yeux briller dans le noir, il nous fait trembler mais on le sait le projet que l’on gère est en péril.
Tel un zombie qui survit en se nourrissant de la chair humaine des vivants ce projet se nourrit de votre énergie et de votre temps.
Dans ce cauchemar de tout chef de projets deux options se profilent (on élimine celle de partir en courant) : changer de direction ou tout simplement abandonner le projet.
Si vous prenez l’option d’abandonner comme un échec dès le départ vous n’allez pas pouvoir amorcer la descente et vous allez paniquer.
Rassurez-vous, cela arrive à chaque chef de projets au moins une fois dans une carrière (une fois étant vraiment le minimum). Il n’est pas question ici de vous remettre en question dans votre travail mais de remettre en question le projet en lui même.
Le fait que vous envisagiez d’abandonner prouve que vous êtes un bon chef de projets, attentif aux signaux d’alerte et capable de discerner qu’il vaut mieux libérer et redistribuer les ressources humaines, techniques et financières vers des projets plus fructueux.
Les monstres sont nombreux quand on a la dure tâche de piloter un projet, mais sachez le, il suffit juste d’apprendre à les reconnaître pour ne pas se faire dévorer.
Qui sont-ils ?
Frankenstein – Il est tout rafistolé
Plus vous avancez dans le projet et plus vous vous rendez compte que côté client c’est un peu bancal.
Des informations qui traînent, des changements d’idées qui n’ont plus rien à voir avec le projet de départ, un client qui ne vous rappelle pas malgré vos relances, des bouts d’informations qui arrivent au compte goutte… Vous portez le projet à bout de bras mais vous êtes seul.
Comme le savant un peu détraqué qui cherche à découvrir d’où vient l’essence même de la vie en créant sa créature, vous, vous demandez si ce projet a encore un sens.
Si vous estimez que vous avez tout donné mais que vous êtes vraiment le seul à croire que ce projet verra le jour laissez tomber.
Comme il est impossible de créer un être vivant à l’aide d’un assemblage de cadavres (on se permet c’est Halloween) il est impossible de créer un projet avec un assemblage d’éléments que vous aurez dû déterrer de vos propres mains.
Hannibal Lecter – Il mange tout le budget
Vous avez estimé la totalité des coûts du projet dès le départ et mis en place un budget prévisionnel, mais, tout bon chef de projets que vous êtes, vous ne saviez pas que vous aviez affaire à un cannibale.
Une succession de problèmes sont apparus et le budget a largement servi à les solutionner et ce qu’il vous reste ne suffira pas à terminer le projet.
Une augmentation de budget a déjà été allouée mais vous sentez que cette histoire va mal finir.
Il est temps de museler ce projet avant qu’il ne commence à s’attaquer aussi à votre temps et à votre énergie.
Godzilla – Il détruit tout sur son passage
Vous avez beau tout bien faire, ce projet vous piétine littéralement.
Il est entré dans votre entreprise et ne cesse de tout détruire.
C’est un peu le projet « pas de chance ».
En pleine construction du projet, une crise se déclare dans le secteur, une nouvelle loi vient enterrer les possibilités de développement, un concurrent vient sortir un projet similaire et le diffuse à grands coups de publicité, bref les éléments sont contre vous et ils sont incontrôlables.
Ce n’est de la faute de personne… Le monstre est lâché dans la ville et il vient de jeter votre voiture dans le 244ème étage de votre bulding, les dégâts sont irréparables, c’est la fin.
Dans ce cas vous serez peut être même le sauveur qui fera comprendre aux autres (y compris au client) qu’il vaut mieux quitter la ville.
Dracula – Il vous prend toute votre énergie
Avec le projet Dracula le plus souvent c’est le client le problème.
Il n’est jamais satisfait de ce que vous lui présentez malgré votre écoute indéfectible, il vous demande modifications sur modifications au point même que vous doutiez de ses certitudes, il change d’avis, il revient sur des choses actées dans le cahier des charges.
Vous sentez le dépassement de budget pointer et votre énergie s’évaporer. Si vous continuez ainsi, non seulement votre client sera perdant, mais vous, vous ne serez plus que l’ombre de vous même, et ce, même pour vos autres projets.
Laissez tomber avant d’y laisser votre peau et de devenir vous même un chef de projets vampire pour les autres, car, on vous le rappelle c’est ce qui arrive quand on se fait mordre !
Invitez votre client à revoir son projet, à mûrir ses idées, à étudier ses besoins actuels et dîtes lui que vous serez ravi de reprendre la gestion de son projet quand il saura mieux où il en est et ce qu’il veut vraiment.
Le projet du Loch Ness – Tout le monde dit qu’il existe mais personne ne l’a jamais vu
Nous avons tous eu un jour un projet comme celui-ci.
Plongé dans vos archives aussi profondément qu’au fond d’un lac, ni vous, ni le client, ni vos collègues ne s’en occupent vraiment.
Démarré il y a quelques temps, on le voit apparaître de temps en temps, des personnes ont des preuves de son existence, certains affirment même l’avoir vu pour de vrai (!!!) mais au fond personne n’y croit…
Désencombrez votre tête d’un problème inutile. Faites le point avec votre client sur l’avenir de ce projet et prenez une décision.
Si vous sentez que votre client est un peu passé à autre chose ou que ce projet n’est pas une priorité pour lui, laissez le voguer.
Il vaut mieux relâcher la bête que de la laisser sombrer dans l’océan de vos projets.
Le projet du Gévaudan – Il dévore tout
Du fin fond de sa forêt ce projet ne fait pas dans le détail.
Telle une bête assoiffée de sang il ne laisse aucun reste.
Retard, dépassement de budget, il cumule tous les mauvais indicateurs et vous n’avez aucune chance d’en ressortir vivant.
Faites le point, revoyez votre copie, mais si vraiment avec tout le bon sens du monde ce projet s’avère être une bête carnivore indomptable vous ne pourrez pas l’arrêter.
Après le cauchemar, le réveil difficile du chef de projets.
Ça y est vous avez identifié le monstre qui se cachait derrière votre projet et vous avez su abandonner avant qu’il ne vous enterre.
Vous avez bien fait et on sait à quel point cela a été difficile. L’abandon n’est pas quelque chose de bien vu même si on nous apprend que parfois il faut savoir renoncer.
Mais maintenant que votre décision est prise il va falloir gérer votre sortie de ce mauvais rêve pour limiter les dégât du réveil.
Ne faites pas le mort
Comme pour toutes les situations, faire le mort n’a jamais été une solution.
Quel que soit le projet et la raison pour laquelle vous avez décidé de l’abandonner, il est impératif de maintenir une communication ouverte et coopérative, puis de la mettre en pratique.
Dès que vous sentez qu’un projet prend le chemin de l’échec, il devient impératif de communiquer.
Expliquez aux différentes équipes du projet les raisons de cet échec.
Si vous avez déjà établi une communication efficace dès le départ cette tâche difficile sera moins pénible.
Ne coupez pas la tête des autres
C’est humain, lorsque quelque chose tourne mal on essaie de trouver des coupables. On se trouve des excuses, et tout le monde fait pareil pour se mettre à l’abri. Au final plus personne n’est responsable de rien.
Si vous étiez en charge du projet et que vous avez décidé d’y mettre fin, assumez et ne cherchez pas d’excuses ou de coupables.
Un chef de projets qui assume et prend ses responsabilités est toujours mieux vue et plus digne de confiance qu’un chef de projets qui rejette la faute sur ses équipes.
Retournez vers le futur
L’anticipation des problèmes et la rapidité d’action pour y remédier sont la force d’un chef de projet averti.
Ces 2 critères peuvent être la clé pour atténuer l’échec du projet.
Des fois on pense à tort que tout se passe bien alors que si on creuse un peu on s’aperçoit vite du contraire.
Identifiez les problèmes immédiatement, cherchez au sein de votre équipe des signes de retards précoces ou de stress qui peuvent être évités.
Posez-vous dans votre Delorean et ANTICIPEZ les problèmes qui pourraient envoyer votre projet dans le mur.
Autopsiez le projet
C’est sûr le projet est mort… Avant de l’enterrer définitivement prenez le temps d’analyser les causes du décès.
Posez-vous avec vos équipes dans une ambiance solidaire et détendue, il n’est pas question ici de trouver le coupable de l’homicide mais bien la cause du décès.
Cette réunion révélera sûrement des failles, des points de vue différents, des avis, des problèmes mal identifiés, une mauvaise coopération de l’utilisateur, des querelles internes survenues durant le projet, un fournisseur qui n’a pas été à la hauteur, etc… Apprenez de vos erreurs, c’est le seul point positif de l’échec !
Vous pourrez aussi évaluer votre propre performance de chef de projets et celle de tous les autres acteurs.
Anticipez une échappatoire
Apprenez à mettre en place des sorties de secours dans la gestion de vos projets.
Vous devez toujours savoir où sont les sorties de secours pour avoir une échappatoire en cas de défaite.
Ces sorties vont être formalisées par des points de contrôle mis en place avec vos équipes et les membres actifs sur le projet.
Ces points d’évaluation définis lors du cycle de vie du projet vont permettre à tous les participants d’interrompre le projet s’ils jugent que cela est nécessaire.
Vous resterez ainsi dans une dynamique de communication ouverte où tous les participants seront impliqués dans l’évaluation constante du projet.
Tronçonnez le projet et le budget
En tant que chef de projets, vous le savez, c’est un classique des méthodes Agile, le développement d’un projet par phases ou « sprint » va vous permettre de suivre vos points de contrôle.
Lorsque l’on a une vision moins globale d’un projet et de ses affectations budgétaires on a plus de facilités à le gérer.
Il sera alors plus facile de le stopper car vous vous rendrez compte plus rapidement et donc avec moins de pertes qu’il est voué à l’échec.
Servez-vous des potions magiques
Nous sommes à une époque où la gestion de projet a été révolutionnée. En tant que chef de projets, profitez-en !
L ‘évolution du Web a fait naître un grand nombre de méthodes qui facilitent la gestion de projet.
Les méthodes Agile nous permettent de gérer les projets selon des règles établies et qui fonctionnent.
Le Burndown Graph par exemple vous permettra de scinder votre projet et de suivre son évolution dans le sens positif ou négatif et ainsi d’anticiper des retards ou des dépassements de budgets qui seraient irrécupérables.
Aujourd’hui, 38% des entreprises déclarent utiliser fréquemment la méthode Agile.
Et on remarque que ces entreprises en mode Agile augmentent leur revenu 37% plus vite et génèrent des profits 30% plus élevés que les autres… A méditer donc…
L’UX design peut aussi en amont vous faire gagner du temps.
La mise en place d’un Design Sprint dès le début du projet vous permettra de tester le projet avec des utilisateurs et d’identifier les problèmes avant même d’avoir commencé.
Vous pourrez alors adapter le développement du projet en conséquence voire même rediriger ou abandonner le projet dès le début si les phases de test sont vraiment négatives et les corrections infaisables.
Les outils de gestion de projet tel que Preview sont aussi de véritables alliés vous permettant de visualiser l’avancement des équipes d’un seul coup d’œil et d’évaluer rapidement les retards ou les points bloquants. Vous pourrez y centraliser l’ensemble de vos tâches ainsi que la communication entre les participants internes et externes.
Actuellement 77% des entreprises travaillent avec un logiciel de gestion de projet pour, entre autres, partager des documents, effectuer le suivi du temps travaillé, intégrer des emails et dans 66 % des cas pour communiquer avec leurs clients.
Une véritable baguette magique pour vous mener au succès de votre projet.
Nelson Mandela disait « Je ne perds jamais. Soit je gagne, soit j’apprends ».
Abandonner un projet pour de bonnes raisons n’est jamais un échec ou une défaite.
Vous aurez de toute façon gagné du temps, de l’énergie, de la maturité, de la perspicacité et surtout, vous aurez appris.
Appris des erreurs, des embûches, des événements et vous serez paré pour reconnaître rapidement un projet Halloween.
Abandonner fait aussi partie du succès !
